POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DEL PORTAL

1. Objeto y alcance

Esta Política explica cómo la Firma obtiene, utiliza, consulta, organiza, conserva, comunica, protege, corrige y elimina datos personales al operar el Portal y prestar servicios jurídicos.

Se aplica al sitio público, registro, área privada, formularios, solicitudes, carga de recaudos, contratación, pagos, soporte, comunicaciones, expedientes internos y servicios relacionados. Los sitios y servicios externos accesibles mediante enlaces se rigen además por sus propias políticas.

2. Principios y compromiso

La Firma tratará los datos con finalidad legítima y determinada, proporcionalidad, veracidad, transparencia, acceso limitado, confidencialidad, conservación justificada, seguridad razonable y responsabilidad.

La protección se apoya en los derechos constitucionales de acceso a la información personal, privacidad, intimidad, honor, propia imagen, confidencialidad y secreto de las comunicaciones, además del secreto profesional del abogado y las normas aplicables a mensajes de datos y delitos informáticos.

3. Datos que pueden tratarse

3.1 Identificación, contacto y representación

Nombre, cédula o pasaporte, RIF, fecha de nacimiento cuando sea necesaria, domicilio, nacionalidad, correo, teléfono, firma, datos de representantes, poderes y documentos que acrediten capacidad o vinculación.

3.2 Cuenta y seguridad

Identificador de usuario, credenciales protegidas, métodos de autenticación, códigos de verificación, fecha y hora, dirección IP, dispositivo, navegador, registros de acceso y actividad, aceptaciones, fallos, alertas e incidentes.

3.3 Solicitud y evaluación jurídica

Tipo de gestión, hechos narrados, objetivo, jurisdicción, partes, contrapartes, testigos, autoridades, lapsos, comunicaciones, contratos, expedientes, pruebas, imágenes, audios, videos y demás recaudos que la persona entregue o autorice consultar.

3.4 Datos especialmente sensibles

Según el asunto, los archivos pueden contener datos de niños, niñas o adolescentes; salud física o mental; vida familiar; violencia; sexualidad; situación migratoria; patrimonio; finanzas; cuentas bancarias; ubicación; biometría; antecedentes; investigaciones; procesos penales, laborales o disciplinarios; opiniones o creencias; y otra información íntima o protegida. La Firma solo solicitará y utilizará estos datos cuando sean razonablemente necesarios para evaluar o ejecutar el servicio, proteger derechos, cumplir una obligación o seguir una instrucción válida.

3.5 Contratación y pagos

Servicio seleccionado, Resumen de la Solicitud, precio, moneda, modalidad, contrato y versiones aceptadas, recibos, facturas, banco, titular, referencia, fecha, monto, comprobante y estado de verificación. Cuando un proveedor de pagos procese directamente datos financieros, aplicará también su política. La Firma no conservará datos completos de tarjetas si no son necesarios para su operación.

3.6 Comunicaciones y soporte

Mensajes, solicitudes, reclamos, archivos adjuntos, preferencias de canal, constancias de entrega, grabaciones previamente informadas o autorizadas y consentimientos opcionales.

4. Fuentes de los datos

Los datos pueden provenir de la persona usuaria, su representante, beneficiario o cliente; de otros participantes autorizados; de documentos y fuentes públicas o legítimamente accesibles; de autoridades, tribunales, registros, notarías, corresponsales y proveedores; y de los registros técnicos generados por el Portal.

Quien aporte datos de otra persona declara que cuenta con autorización, relación o fundamento suficiente para hacerlo y que evitará información ajena o innecesaria. La Firma podrá pedir que se informe al tercero cuando ello no perjudique derechos, secreto profesional, estrategia o procedimientos en curso.

5. Finalidades del tratamiento

La Firma podrá tratar datos para: crear, autenticar, proteger y administrar cuentas; identificar usuarios, representantes, beneficiarios, partes y contrapartes; recibir solicitudes, recaudos y comunicaciones; mostrar y conservar el Resumen de la Solicitud; registrar la aceptación de Términos, Política y Contrato General; recibir comprobantes, verificar pagos, emitir recibos y gestionar devoluciones; asignar el expediente interno después de confirmarse el pago; realizar la revisión jurídica posterior al pago, verificar viabilidad, conflictos e impedimentos y definir estrategias; prestar, documentar y dar seguimiento a los servicios contratados; preparar, revisar, presentar y conservar documentos y evidencias; coordinar con abogados, personal, corresponsales, peritos, traductores, notarios, autoridades y otros intervinientes necesarios; cumplir deberes profesionales, fiscales, contables, contractuales y legales; prevenir fraude, suplantación, lavado de activos cuando resulte aplicable, abuso y amenazas a la seguridad; atender soporte, reclamos, auditorías, defensa y ejercicio de derechos; respaldar, restaurar, mantener y mejorar la seguridad y funcionamiento del Portal; elaborar estadísticas internas agregadas o anonimizadas; y enviar publicidad únicamente con consentimiento separado.

Los datos y el contenido de asuntos jurídicos no se venden ni se ceden para publicidad de terceros.

6. Fundamentos para tratar los datos

Según la finalidad y la naturaleza de la información, el tratamiento se sustenta en la solicitud y autorización de la persona; medidas necesarias para contratar; ejecución del Contrato General; cumplimiento de obligaciones jurídicas, fiscales y profesionales; instrucciones válidas del cliente; protección de derechos; prevención de fraude y seguridad; secreto y archivo profesional; defensa frente a reclamos; y otros fundamentos permitidos por el ordenamiento aplicable.

El consentimiento para recibir publicidad es voluntario, separado y revocable. Su retiro no afecta el servicio ni los tratamientos necesarios para ejecutar contratos, conservar evidencias, cumplir deberes o defender derechos.

7. Momento de la revisión y tratamiento previo al pago

Antes del pago, la Firma podrá tratar los datos necesarios para registrar la cuenta, estructurar la solicitud, mostrar el alcance y precio, conservar la aceptación contractual, recibir el comprobante y verificar el pago.

La revisión jurídica profesional de fondo comienza únicamente después de que administración confirme el pago y el Portal asigne el expediente interno. Esta regla operativa no impide aplicar controles automáticos o administrativos de seguridad, identidad, duplicidad, fraude o integridad documental antes de la confirmación.

8. Secreto profesional y solicitudes no aceptadas

La Firma protegerá las confidencias y documentos recibidos, incluso durante la etapa inicial, de acuerdo con los deberes profesionales aplicables. El acceso se limitará a abogados, personal y proveedores que necesiten intervenir y estén sujetos a reserva. La confidencialidad puede subsistir después de finalizar el servicio.

Una solicitud rechazada o declarada inviable no autoriza a utilizar la información contra la persona ni a divulgarla. La Firma podrá conservar un registro mínimo y restringido para controles de conflicto, prevención de fraude, cumplimiento o defensa. Las revelaciones solo procederán por autorización válida, ejecución de instrucciones, necesidad estricta de defensa, protección de derechos, supuestos excepcionales admitidos por la ética o requerimiento jurídicamente obligatorio.

9. Acceso interno y deber de reserva

Los permisos se asignarán por función y necesidad. El personal administrativo podrá acceder a datos de cuenta, pagos, agenda o soporte, pero no al expediente jurídico completo sin justificación. La Firma aplicará compromisos de confidencialidad, revisión de accesos, retiro de permisos al terminar funciones y medidas disciplinarias cuando corresponda.

10. Destinatarios necesarios

Los datos podrán comunicarse, en la medida necesaria, a: abogados, personal, dependientes y auxiliares autorizados; corresponsales, peritos, traductores, notarios, gestores o especialistas requeridos para el servicio; proveedores de alojamiento, base de datos, autenticación, almacenamiento, copias de seguridad, correo, mensajería, soporte, seguridad y herramientas tecnológicas; bancos y proveedores de pago; tribunales, registros, notarías, organismos, funcionarios, contrapartes y sus representantes, según la gestión; auditores, contadores, aseguradores o asesores sujetos a confidencialidad; y autoridades competentes cuando exista orden, deber o fundamento jurídico suficiente.

La Firma no prometerá que «nunca comparte» datos, porque ejecutar un servicio jurídico puede requerir comunicaciones a terceros. En todos los casos limitará razonablemente la información a la finalidad pertinente.

11. Proveedores y transferencias internacionales

El Portal puede utilizar proveedores de infraestructura, autenticación, almacenamiento, comunicaciones, pagos, seguridad, soporte e inteligencia artificial ubicados o administrados fuera de Venezuela. Esto puede implicar tratamiento o acceso internacional.

La Firma seleccionará proveedores con medidas y compromisos razonables de seguridad y confidencialidad, limitará permisos y datos, utilizará configuraciones apropiadas y evitará transferencias incompatibles con el secreto profesional. No se afirma que todos los datos permanecerán en Venezuela salvo que la arquitectura técnica lo garantice expresamente. La persona puede solicitar información general sobre las categorías de proveedores y ubicaciones aplicables, sin exigir la divulgación de datos que comprometan la seguridad del sistema.

12. Pagos y datos financieros

La Firma tratará la información necesaria para conciliar pagos, verificar titularidad, prevenir fraude, emitir recibos y tramitar devoluciones. Los comprobantes pueden revelar nombres, bancos, cuentas parciales, referencias, montos y fechas; por ello se almacenarán con acceso restringido.

La Firma no solicitará contraseñas bancarias, claves de un solo uso ni códigos confidenciales. La persona deberá ocultar datos financieros no requeridos antes de cargar un comprobante, siempre que permanezcan visibles los elementos necesarios para verificar la operación.

13. Inteligencia artificial y automatización

La Firma podrá usar herramientas tecnológicas o de inteligencia artificial para organizar, clasificar, buscar, transcribir, extraer información o preparar borradores, siempre bajo revisión humana y con una finalidad vinculada al servicio. No se adoptarán exclusivamente por una herramienta decisiones jurídicas finales sobre estrategia, viabilidad o consejo profesional.

Antes de procesar información confidencial se evaluarán las condiciones de entrenamiento, retención, ubicación, acceso y seguridad del proveedor; se minimizarán los datos y se utilizarán configuraciones que impidan su empleo para entrenar modelos generales cuando estén disponibles. La Firma no utilizará deliberadamente expedientes o confidencias para entrenar modelos generales propios o de terceros sin información clara, fundamento válido y autorización específica cuando corresponda.

14. Cookies y tecnologías similares

El Portal podrá utilizar cookies o almacenamiento local estrictamente necesarios para sesión, autenticación, seguridad, balanceo, idioma y preferencias. También podrá utilizar analítica limitada para conocer funcionamiento, errores y rendimiento.

Las tecnologías publicitarias o de seguimiento no necesarias, si se incorporan, deberán informarse y ofrecer controles apropiados antes de activarse cuando corresponda. No se instalarán píxeles publicitarios en páginas, formularios o eventos que revelen el tipo o contenido de un asunto jurídico. El navegador puede permitir bloquear o eliminar cookies, aunque hacerlo podría impedir funciones esenciales de la cuenta.

15. Comunicaciones

El Portal será el canal preferente para información sensible. El correo, SMS y aplicaciones de mensajería dependen de terceros y pueden exponer metadatos. La Firma limitará el contenido sensible en notificaciones y podrá requerir que la persona ingrese al área privada.

Los mensajes operativos, de seguridad, pagos y expediente son necesarios para el servicio. La publicidad requiere consentimiento separado e incluirá una forma sencilla de cancelación.

16. Niños, niñas y adolescentes

El Portal no permite que menores contraten autónomamente. Sus datos se tratarán cuando sean necesarios para un asunto y sean aportados por representante, autoridad o persona legitimada, respetando el interés superior, privacidad y participación según edad y madurez. La Firma aplicará acceso más restringido y evitará utilizar nombres, imágenes, diagnósticos o detalles de menores para publicidad, testimonios o demostraciones.

17. Conservación

La Firma conservará la información durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, el secreto y archivo profesional, control de conflictos, obligaciones contables y fiscales, atención de reclamos, ejercicio o defensa de derechos y cumplimiento legal.

Como criterio general: las cuentas se conservan mientras estén activas y durante un período razonable después de su cierre; las solicitudes no activadas o rechazadas se reducen a un registro mínimo cuando sea necesario para conflictos, fraude o defensa; contratos, aceptaciones, resúmenes, pagos, facturación y expedientes pueden conservarse hasta diez (10) años después del cierre, o por el plazo mayor o menor exigido o justificado en el caso concreto; registros de seguridad se conservan normalmente hasta doce (12) meses, salvo incidentes o investigaciones; copias de seguridad se eliminan o sobrescriben conforme al ciclo técnico, normalmente dentro de noventa (90) días; y consentimientos promocionales se conservan mientras estén vigentes y durante el tiempo necesario para demostrar su otorgamiento o retiro.

La eliminación de una cuenta no produce la destrucción inmediata de información sujeta a conservación profesional, contractual, fiscal, probatoria o de seguridad. Al vencer el plazo, los datos se eliminarán, anonimizarán o restringirán razonablemente.

18. Seguridad

La Firma aplicará medidas razonables y proporcionales al riesgo, que podrán incluir control de acceso, autenticación, cifrado disponible, registro de eventos, copias de seguridad, actualización, revisión de permisos, separación de funciones, confidencialidad del personal, gestión de vulnerabilidades y respuesta a incidentes.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. La Firma no promete seguridad perfecta, disponibilidad continua, residencia nacional, certificaciones o controles técnicos específicos que no pueda demostrar. La persona también debe proteger sus credenciales, dispositivos y canales.

19. Incidentes de seguridad

Ante un incidente real o sospechado, la Firma procurará contenerlo, preservar evidencias, determinar alcance, corregir la causa, recuperar operaciones y notificar a personas o autoridades cuando sea jurídicamente exigible o razonablemente necesario para reducir un riesgo relevante.

Los usuarios deberán informar accesos sospechosos al correo corporativo y no enviar contraseñas, claves bancarias o códigos de autenticación por correo o mensajería.

20. Derechos de las personas

La persona puede solicitar, según corresponda: confirmación de si se tratan sus datos; acceso y copia razonablemente disponible; conocimiento de finalidades, origen y destinatarios; corrección o actualización de información inexacta; retiro de consentimientos opcionales; oposición o limitación de tratamientos no indispensables; eliminación cuando no exista una obligación o justificación de conservación; cierre de cuenta; y revisión humana de una decisión exclusivamente automatizada, si llegara a existir.

Estos derechos pueden limitarse para proteger secreto profesional, estrategia jurídica, derechos de terceros, investigaciones, procedimientos, seguridad, deberes legales, archivos profesionales y defensa de reclamaciones.

21. Cómo ejercer derechos y presentar reclamos

La solicitud se enviará al correo corporativo indicado en el encabezado, con información suficiente para identificar a la persona y el derecho ejercido. La Firma podrá pedir comprobaciones razonables de identidad y representación.

La Firma acusará recibo y responderá dentro de un plazo razonable, normalmente no mayor de treinta (30) días continuos, salvo complejidad, volumen, protección de terceros o causa justificada que será informada. Si niega o limita la solicitud, explicará la razón en la medida compatible con la ley, el secreto profesional y la seguridad.

22. Datos de terceros y contrapartes

Un expediente puede contener datos de contrapartes, testigos, familiares, funcionarios, expertos y otras personas que no son usuarias del Portal. Esos datos se usarán para el asunto, cumplimiento, defensa o archivo y no para publicidad. Una solicitud de acceso, rectificación o eliminación podrá limitarse cuando revelar o alterar información perjudique al cliente, vulnere el secreto, afecte derechos ajenos, destruya evidencia o interfiera con un procedimiento.

23. Publicidad, testimonios y casos

La Firma no utilizará nombres, fotografías, documentos, resultados, testimonios o detalles identificables de clientes y casos para publicidad sin consentimiento previo, expreso, específico y separado, además de la revisión ética correspondiente. Aceptar el servicio o la Política no autoriza testimonios, publicaciones, entrenamiento de modelos ni campañas. Los datos no se venden ni se comparten con anunciantes para publicidad basada en el contenido de asuntos jurídicos.

24. Requerimientos jurídicos y defensa

La Firma podrá conservar o revelar la información estrictamente necesaria para cumplir una orden válida, ejercer o defender derechos, responder a autoridades competentes, prevenir un daño permitido por la ética o investigar fraude y ataques. Cuando sea lícito y razonable, evaluará el alcance del requerimiento y procurará proteger confidencias no pertinentes.

25. Cambios a esta Política

Cada versión tendrá fecha e identificador. Los cambios materiales se comunicarán mediante el Portal, correo u otro canal registrado. Una nueva finalidad incompatible o un tratamiento opcional requerirá información adicional y, cuando corresponda, una nueva manifestación de voluntad. Las versiones nuevas no alterarán retroactivamente la legitimidad del tratamiento realizado bajo políticas anteriores.

26. Contacto del responsable

La información de contacto del responsable del tratamiento es la indicada en el encabezado de esta Política. Las solicitudes para ejercer derechos deberán enviarse al correo electrónico allí señalado.

27. Marco jurídico de referencia

Esta Política se interpreta conforme a los artículos 28, 48 y 60 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela; la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas; la Ley sobre Protección a la Privacidad de las Comunicaciones; la Ley Especial contra los Delitos Informáticos; la Ley de Abogados; los deberes de secreto del Código de Ética Profesional del Abogado Venezolano; y las normas especiales aplicables a cada expediente.